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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Ai sensi dell'art. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679, anche denominato General Data Protection Regulation (di seguito il "GDPR"), i dati personali saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dal GDPR e di ogni normativa applicabile in riferimento al trattamento dei dati personali in conformità all'informativa che segue.

Ragioni dell'Informativa

La presente Informativa sulla Privacy contiene informazioni importanti sui dati personali che vengono raccolti dai Contitolari del trattamento Istituto Oncologico Romagnolo Coop. Soc. ONLUS e Associazione Volontari e Amici dell’Istituto Oncologico Romagnolo ONLUS (“Contitolari IOR”) e descrive le modalità di utilizzo di tali dati. Essa spiega le modalità di trattamento dei dati forniti dalla persona in occasione di eventi, visite presso le sedi cittadine, navigazione sui siti internet dello IOR, via telefono, ovvero durante l’erogazione di servizi alla persona o altri momenti di aggregazione, anche su piattaforme virtuali. La presente Informativa ha carattere integrativo rispetto a qualunque altra informazione eventualmente ricevuta in altre circostanze.

Il presente documento contiene informazioni su quanto segue:

  1. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
  2. DATI PERSONALI RACCOLTI
  3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – LEGITTIMO INTERESSE
  4. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI
  5. TUTELA DELLA PRIVACY DEI MINORI
  6. ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
  7. SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI
  8. DIRITTI DI ACCESSO, CANCELLAZIONE, LIMITAZIONE E PORTABILITA’- GESTIONE DELLE SCELTE
  9. CONSERVAZIONE DEI DATI
  10. POLITICA IN MATERIA DI COOKIE E PROCESSI ANALOGHI
  11. COLLEGAMENTI WEB SUL SITO WWW.IOR-ROMAGNA.IT
  12. CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO -  CONTATTI
  13. AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA - COMUNICAZIONI

ACCETTAZIONE

Visitando i siti web IOR, le pagine istituzionali IOR sui social network o su altre piattaforme virtuali , ovvero beneficiando dei servizi, partecipando agli eventi dello IOR o interagendo con le Sedi cittadine e i Punti IOR di persona, via telefono o via email, la persona conferma di aver letto e compreso la presente Informativa sulla Privacy e di accettare che i Contitolari IOR raccolgano, utilizzino, archivino, trasmettano e divulghino i dati personali raccolti in conformità alla presente Informativa sulla Privacy.

Tranne nel caso in cui sia già registrata, si potrebbe richiedere alla persona di fornire il proprio consenso (ad esempio, spuntando una casella), ove essa ritenga opportuno salvaguardare i suoi diritti ovvero laddove prescritto dalle normative vigenti.

1.      TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Nella presente Informativa sulla Privacy il termine “Dati Personali” viene utilizzato con riferimento a qualunque informazione che consenta ai Contitolari IOR di identificare l’Interessato (o un soggetto terzo di cui la persona fornisca i dati), direttamente o indirettamente, incluse eventuali informazioni connesse all’utilizzo dei servizi IOR. Il trattamento dei dati personali avverrà conformemente al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (UE) 2016/679.

Lo IOR si riserva il diritto di eseguire un ulteriore trattamento di dati, laddove previsto dalla legge ovvero nell’ambito di indagini o procedimenti penali o di altro tipo.

2.      DATI PERSONALI RACCOLTI

2.1     ORIGINE DEI DATI

I Contitolari IOR raccolgono dati personali dall’Interessato soltanto laddove il medesimo fornisca volontariamente informazioni, ad esempio:

Nel caso dei siti web, social network, app, altre piattaforme virtuali IOR: effettuando una donazione online; partecipando a un concorso; facendo ricerche e compilando i form presenti sul Sito Web www.ior-romagna.it (quali a titolo esemplificativo: info bomboniere, Ricevi lasciti a casa, suggerisci un evento, diventa volontario, scrivi la tua storia); contattando lo IOR tramite l’invio di un commento o di una domanda su eventi, attività, progetti di ricerca; iscrivendosi alle newsletter via email e alla rivista "L’Informatore dello IOR".

Nel caso di Sedi e Punti IOR: ogni volta che si compila una ricevuta per una donazione.

Nel caso di iniziative, online e offline: partecipando ad eventi e incontri periodici durante i quali viene chiesto di rispondere a questionari dedicati; partecipando ad attività specifiche, anche online su eventuali minisiti gestiti da IOR.

Nel caso del contatto diretto telefonico o online: in caso di richieste di informazione o per l’attivazione di servizi.

Nel caso di e-mail, SMS e altri messaggi elettronici: scambiando comunicazioni tra personale/volontari IOR e l’Interessato.

Nel caso di utilizzo dei servizi alla persona: quali, a titolo esemplificativo, Progetto Margherita, La Forza e il sorriso, Accompagnamento, Compagnia e Ascolto, Servizi Domiciliari. Durante i quali il personale e i volontari impegnati vengono a conoscenza di informazioni di contatto e personali dell’Interessato.

Qualora la persona fornisca ai Contitolari IOR dati personali di terzi (ad esempio famigliari, persone interessate a fare volontariato o potenziali donatori), lo stesso dovrebbe accertarsi che tali soggetti terzi siano informati e abbiano autorizzato l’utilizzo dei loro dati come descritto nella presente Informativa sulla Privacy.

2.2     TIPOLOGIE DI DATI

I Contitolari IOR potranno raccogliere e utilizzare diversi tipi di dati personali a seconda delle specifiche finalità perseguite di seguito descritti:

  1. informazioni personali, quali nome, cognome, genere, età/data di nascita, codice fiscale, paese di origine e altri dati personali che le normative vigenti consentono di raccogliere;
  2. informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo email, numero di telefono, numero di cellulare, eventuale numero di fax e altre informazioni di contatto che le normative vigenti consentono di raccogliere;
  3. informazioni sulla donazione, quali strumenti di transazione e numero di documento per l’identificazione;
  4. informazioni relative ai caregiver e membri della famiglia: in casi specifici per poter garantire servizi migliori e comunicazioni tempestive in caso di necessità.

3.      FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – LEGITTIMO INTERESSE

A seconda delle specifiche circostanze in cui è avvenuta l’interazione tra l’Interessato e i Contitolari IOR, i dati personali potrebbero essere utilizzati per le seguenti finalità.

3.1     PER BENEFICIARE DEI SERVIZI IOR

I dati personali forniti o raccolti quando l’Interessato richiede un servizio specifico, vale a dire informazioni personali, di contatto e dati strettamente necessari per dare seguito alla richiesta, saranno utilizzati per:

  1. fornire i servizi richiesti (quali, ad esempio, Accompagnamento Gratuito, La Forza e il sorriso, Progetto Margherita, Assistenza Domiciliare, Compagnia e Ascolto);
  2. fornire assistenza al beneficiario e alla sua famiglia (ad esempio, Psiconcologia), se richiesto;
  3. fornire risposte utili in caso di richieste di informazioni.

Occorre fornire i dati personali per le suddette finalità e il rifiuto renderebbe impossibile il completamento della richiesta e l’erogazione dei servizi.

3.2     PER DIVULGARE E SENSIBILIZZARE IN MERITO A TEMATICHE RIGUARDANTI LA PREVENZIONE E LA MALATTIA ONCOLOGICA, COMUNICAZIONI LEGATE ALLA RACCOLTA FONDI A FAVORE DELL'ONCOLOGIA CON PARTICOLARE ATTENZIONE ALLA ROMAGNA

I dati personali forniti dall’Interessato o raccolti con il suo consenso, vale a dire dati personali di base, informazioni di contatto, dati riguardanti le donazioni, dati fiscali, dettagli del progetto sostenuto e qualunque altro dato strettamente necessario per l’attivazione del servizio, potranno essere utilizzati per:

  1. gestire, amministrare ed elaborare l’invio della rivista L’Informatore dello IOR, comunicare iniziative di carattere educativo e di prevenzione, informare sulle iniziative, attività, servizi oltre che sulla possibilità di sostenere lo IOR attraverso campagne di raccolta fondi;
  2. gestire l’espletamento di tutte le fasi connesse alla donazione e/o all'adesione ai progetti e appelli specifici promossi, ivi comprese attività strumentali (es.: comunicazioni sui versamenti, riepiloghi di donazione);
  3. ottemperare a obblighi imposti da Leggi, Regolamenti o Legislazione UE (inclusa la Normativa anti-riciclaggio di denaro), avanzare una pretesa giuridica o difendersi da essa.

3.3     IMMAGINI E COMUNICAZIONI ISTITUZIONALI DI SENSIBILIZZAZIONE

I dati saranno trattati per la realizzazione di video di sensibilizzazione e materiale offline di comunicazione ad uso esterno – social network, articoli di cronaca di giornali o quotidiani locali relativi ad eventi di cui lo IOR e la persona interessata a è stata parte attiva. I dati verranno trattati sia con strumenti informatici sia su supporti cartacei sia su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR. Il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato consenso non permetterà l’utilizzo delle immagini e/o delle riprese audiovisive del soggetto Interessato per le finalità sopra indicate.

Tranne laddove diversamente richiesto per ottemperare alle normative locali vigenti, il trattamento dei dati per tali finalità, in quanto necessario per adempiere agli obblighi contrattuali e di legge, potrebbe essere effettuato senza richiedere il consenso dell’Interessato.

4.      COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI

4.1     COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Contitolari IOR condividono i dati personali dell’Interessato con le realtà ad esso collegate solo se necessario all’esecuzione delle proprie attività. In particolare, con i fornitori coinvolti e autorizzati al trattamento dati in qualità di responsabili esterni per la stampa, per la realizzazione della grafica personalizzata e per il conseguente invio di corrispondenza e della rivista L’Informatore dello IOR, e con altre società che forniscono servizi per suo conto, sotto la sua direzione. Tali società e organizzazioni riceveranno esclusivamente i dati personali necessari per espletare i servizi e non saranno autorizzate a utilizzarli per qualunque altra finalità.

I dati personali potrebbero essere condivisi con soggetti terzi per monitorare e analizzare l’attività dei siti web e dei social IOR, fornire servizi tecnici e organizzativi funzionali alle predette finalità, accedere alla banca dati delle persone che hanno compilato i form di raccolta dati, supportare in analisi dati e sondaggi, concorsi, eventuali iniziative a premi e pianificazioni strategiche. Tali soggetti terzi potranno avere accesso ai dati personali ovvero memorizzarli o eseguirne il trattamento al fine di fornire tali servizi per conto dello IOR. I fornitori di servizi dello IOR non sono autorizzati a utilizzare i dati personali per finalità diverse dall’erogazione dei servizi appaltati.

4.2     DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI

I dati personali dell’Interessato potrebbero dover essere condivisi con società che si occupano della gestione dei pagamenti e di controlli antifrode, che operano in modo indipendente in qualità di titolari del trattamento.

I Contitolari IOR potranno, inoltre, divulgare i dati personali dell’Interessato a terzi (i) laddove richiesto da una Normativa dell’UE o di uno Stato membro; (ii) in caso di procedimenti legali; (iii) in risposta a una richiesta proveniente dalle forze dell'ordine che si fondi su basi legittime; o (iv) per proteggere i diritti, la privacy, la sicurezza o le proprietà IOR o del pubblico.

In particolare, per i canali online, nella misura consentita dalla Legge, i Contitolari IOR potranno comunicare i dati personali a terzi in caso di denunce laddove ritenuto necessario per indagare, prevenire o adottare misure riguardanti attività illecite, frodi sospette.

5.      TUTELA DELLA PRIVACY DEI MINORI

Presso le Sedi e i Punti IOR non si richiedono, raccolgono, utilizzano e divulgano deliberatamente dati personali forniti da persone di età inferiore a 18 anni. Qualora i Contitolari IOR vengano a sapere di aver raccolto erroneamente dati di un minore, saranno immediatamente cancellati.

Durante gli eventi e le manifestazioni dedicate ai bambini viene richiesto il consenso firmato dai genitori o dal tutore del minore per una eventuale realizzazione, conservazione e divulgazione di video, immagini ed elaborati dei ragazzi e bambini.

In particolare per i siti web IOR, nel caso in cui la persona non abbia l'età minima richiesta per il conferimento dei dati, esso è pregato di non procedere con la donazione online o di chiedere ad un adulto (ovvero ai propri genitori o al proprio tutore) per eseguire le procedure necessarie.

 6.      ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali raccolti tramite i canali social e sito web avviene principalmente utilizzando mezzi elettronici o basati sul web, tra cui i servizi di analisi web ospitati da server di fornitori selezionati operanti all’interno dell’Unione Europea.

Nelle Sedi e Punti IOR il trattamento dei dati personali potrebbe essere eseguito anche su supporto cartaceo.

In entrambi i casi, i dati personali vengono inseriti in banche dati centralizzate e messe in sicurezza, situate presso la sede dei Contitolari IOR a Forlì (FC) con possibilità di accesso protetto tramite internet solo dal personale incaricato del trattamento nelle Sedi cittadine. L’accesso ai dati personali sarà consentito al solo personale autorizzato, in funzione della effettiva necessità di conoscere tali informazioni e utilizzando strumenti di controllo degli accessi su più livelli. Tale personale si è impegnato a rispettare gli obblighi di riservatezza ed è stato espressamente designato incaricato del trattamento, come previsto dalla legge vigente. 

I dati non saranno trasferiti in Stati membri dell’Unione Europea, né in Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.

7.      SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI

I Contitolari IOR hanno attuato misure idonee volte a proteggere i dati personali dell’Interessato da perdita accidentale e da accessi, utilizzo, modifica e divulgazione non autorizzati.

Sito web

Nella gestione dei siti web IOR vengono inoltre utilizzati controlli di password, una tecnologia firewall e altre misure di sicurezza tecnologiche e basate su procedure per impedire accessi non consentiti al sistema. Nonostante lo IOR abbia attuato le suddette misure di sicurezza per i propri siti web, l’Interessato deve sapere che non è possibile garantire la sicurezza al 100%.

Moduli consenso privacy

Per quanto riguarda la documentazione cartacea, compresi i supporti non informatici contenenti la riproduzione di informazioni relative al trattamento di dati personali, gli atti e i documenti contenenti i dati, questi sono conservati dalle persona autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorizzazione diretta dei Contitolari (art. 4 n. 10 del Regolamento GDPR 2016) per la durata del trattamento e, successivamente, riposti per 10 anni in archivi ad accesso controllato, al fine di escludere l’accesso da parte di persone non autorizzate al trattamento. 

Analogamente, per quanto riguarda i flussi di documenti cartacei tra le Sedi e Punti IOR, si è adottata un'idonea misura organizzativa per salvaguardare la riservatezza dei dati personali (ad esempio, trasmissione dei documenti in buste chiuse).

Banche dati

Si è provveduto a sottoscrivere contratti di manutenzione con le seguenti aziende per la manutenzione ordinaria e straordinaria dell’Hardware e del Software:

  • SOFT & TEC srl di Imola (manutenzione e aggiornamenti gestionale amministrativo);
  • MY DONOR srl di Bologna (manutenzione e aggiornamenti gestionale sostenitori);
  • WIZARD Srl di Forlì (manutenzione e aggiornamenti server e apparati informatici);
  • MAILUP Srl di Milano (manutenzione e aggiornamenti newsletter). 

I dati sono salvati quotidianamente su un NAS esterno collocato nella stanza del server, settimanalmente su un secondo NAS e mensilmente su un hard disk esterno. 

Nell’improbabile eventualità in cui si ritenga che la sicurezza dei dati personali dell'Interessato sia stata o possa essere stata compromessa, l’Interessato sarà informato dell'accaduto secondo le modalità previste dalla legge vigente, utilizzando i metodi da essa prescritti.

8.      DIRITTI DI ACCESSO, CANCELLAZIONE, LIMITAZIONE E PORTABILITA’- GESTIONE DELLE SCELTE

8.1     DIRITTI DELL'INTERESSATO – artt. da 15 a 21 del GDPR

In qualunque momento e gratuitamente, l’Interessato potrà accedere ai propri dati, ricevere i propri dati personali elettronici in un formato strutturato e comunemente utilizzato leggibile meccanicamente e trasmetterli a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati), nonché farli correggere, aggiornare, modificare o eliminare (fatte salve le eventuali eccezioni applicabili). L’Interessato potrà aggiornare i dati forniti contattando i Contitolari IOR. 

Le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi vigenti di legge e di conservazione dei documenti imposti ai Contitolari IOR. In tal caso i dati non saranno più oggetto di trattamento, sempre che non sussistano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà degli interessati, oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per esercitare tali diritti, l’Interessato potrà inviare una richiesta contattando la sede IOR inviando un’email all’indirizzo infoprivacy@ior-romagna.it oppure una lettera per posta ordinaria all’indirizzo riportato qui di seguito (punto 12). Nel contattare i Contitolari IOR, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, indirizzo email, indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la stessa possa gestire correttamente la sua richiesta.

Qualora ritenga che vi sia un problema nelle modalità di gestione dei dati personali, l’Interessato avrà il diritto di presentare una denuncia presso l’autorità per la protezione dei dati personali nazionale o di qualunque altro paese dell’UE o dello Spazio Economico Europeo (Diritto di proporre reclamo al Garante).

8.2     ACCURATEZZA - AGGIORNAMENTO DEI DATI PERSONALI

Per consentire ai Contitolari IOR di servire al meglio l’Interessato, lo stesso è invitato a verificare nelle comunicazioni e aggiornare regolarmente i propri dati personali inviandoci email o telefonando in sede (vedere il punto 12) per ricevere assistenza per l'aggiornamento dei dati personali. 

8.3     GESTIONE DELLE SCELTE RELATIVE AL FUNDRAISING E COMUNICAZIONE

Qualora l’Interessato desideri non fornire il proprio consenso all’utilizzo dei dati per finalità di comunicazione, di fundraising e/o di analisi dati, potrà inviare una semplice richiesta ai Contitolari IOR (vedere il punto 12).

In particolare le attività di raccolta fondi sono previste e normate dall’art. 7 D. Lgs. N. 117 del 03/07/2017. 

9.   CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per la durata del rapporto e per tutto il tempo necessario a perseguire le finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy. Dopo tale periodo, i dati personali saranno conservati per ottemperare agli obblighi di legge e regolamentari per un periodo di tempo non superiore ai 10 anni, salvo i casi richiesti e previsti dalla legge.

10.   POLITICA IN MATERIA DI COOKIE E PROCESSI ANALOGHI (COOKIE POLICY)

  • Questo sito web fa ricorso a cookie (anche di terze parti) per migliorare l’esperienza di navigazione degli utenti. I cookie, infatti, permettono a tutti i visitatori di accedere ai servizi online del sito e di visualizzare contenuti in linea con le proprie preferenze.
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11.   COLLEGAMENTI WEB SUL SITO WWW.IOR-ROMAGNA.IT

Il presente Sito Web può contenere collegamenti a vari siti web di proprietà dei Contitolari IOR o controllati da essa, nonché a siti web di soggetti terzi. Laddove l’Interessato scelga di fornire i propri dati personali su tale o tali siti web collegati, tali informazioni saranno soggette all’informativa sulla privacy e alle politiche di sicurezza di tali siti web collegati. Poiché i Contitolari non sono responsabili delle informazioni inviate ovvero raccolte, utilizzate, divulgate o soggette in altro modo a trattamento da parte dei siti web di soggetti terzi, l’Interessato dovrebbe prendere conoscenza di tali altre informative sulla privacy. 

12.   CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO - CONTATTI

Ai fini della presente Informativa sulla Privacy e del trattamento dei dati qui descritto, si specifica che i Contitolari del trattamento (come definito nel Reg. (UE) 2016/679) dei dati raccolti sono l’Istituto Oncologico Romagnolo Coop. Soc. Onlus (CF 00893140400) e l’Associazione Volontari e Amici dell’Istituto Oncologico Romagnolo Onlus (CF 02264350402) entrambi con sede legale in Via Andrea Costa n. 28, cap 47122, Forlì (FC), Italia.

Per qualunque commento o domanda sulla presente Informativa sulla Privacy e per parlare con la persona di riferimento autorizzata al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta dei Contitolari (art. 4 n. 10 del Regolamento GDPR 2016) di gestire le richieste relative al trattamento dei dati è inoltre possibile scrivere a infoprivacy@ior-romagna.it o telefonare al numero 0543 35929.

13.   AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA - COMUNICAZIONI

I Contitolari IOR, a propria discrezione, si riservano il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o eliminare parti della presente Informativa sulla Privacy in qualunque momento, pubblicandone la versione revisionata sulla presente pagina del sito web e aggiornando la data dell'ultima modifica di seguito indicata. È responsabilità dell’Interessato rivedere di volta in volta l'Informativa sulla Privacy per prendere conoscenza delle eventuali modifiche apportate. A seguito delle modifiche, laddove previsto dalla normativa vigente, i dati dell’Interessato non saranno oggetto di trattamento senza il suo esplicito consenso.

ULTIMA MODIFICA: 1 giugno 2018

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